Privacyreglement Stella Fietsen B.V.

Stella Fietsen B.V. respecteert de privacy van haar klanten en bezoekers en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. 

Doeleinden voor verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen verwerkt worden voor verschillende doeleinden. De verschillende doeleinden zijn de volgende:

Aanvraag brochure

Als u interesse heeft in het aanbod van Stella Fietsen B.V., dan kunt u op onze website, telefonisch of schriftelijk een brochure aanvragen, die wij u vervolgens per mail en/of per post toesturen, zodat u op uw gemak het volledige aanbod van Stella Fietsen B.V. kunt doornemen. Ook combineren wij de brochure aanvraag met een winactie voor een e-bike. Wij vragen u daarvoor om uw naam, adresgegevens en e-mailadres. Tevens vragen wij u uw telefoonnummer door te geven, zodat een medewerker contact met u kan opnemen om uw interesse (voor een proefrit aan huis of een persoonlijke afspraak in een testcenter) verder te bespreken en om mee te delen of u de gelukkige winnaar bent van de winactie. Ook gebruiken wij uw e-mailadres om u nog eenmalig te voorzien van een herinnering van uw brochure aanvraag.

Aanvraag en planning van een proefrit

Wanneer u interesse heeft in een elektrische fiets, dan kunt u op de website van Stella Fietsen B.V.,  telefonisch of schriftelijk een aanvraag doen voor een proefrit. Wij verwerken in dat geval uw naam, adresgegevens en telefoonnummer voor het plannen van een afspraak en om de afspraak te bevestigen. Tevens nemen wij na afloop van de proefrit contact met u op om te bespreken hoe de proefrit bevallen is en of wij nog meer voor u kunnen betekenen.

Persoonlijke afspraak

Wanneer u interesse heeft in een elektrische fiets, dan kunt u op de website van Stella Fietsen B.V.,  telefonisch of schriftelijk een aanvraag doen voor een persoonlijke afspraak bij één van onze e-bike testcenters. Wij verwerken in dat geval uw naam, adresgegevens en telefoonnummer voor het plannen van een afspraak en om de afspraak te bevestigen. Wij gebruiken uw postcode en huisnummer voor het genereren van de 'Digitale Fietssleutel'.

Routeplanner

Bij het invullen van de Routeplanner vragen wij uw postcode en huisnummer. Op basis van deze gegevens genereren wij een 'Digitale Fietssleutel'. Dit is een kortingscode die ingevuld kan worden bij onze vestigingen. Wij verwerken de gegevens alleen om te controleren of de kortingscode nog geldig is.

Nieuwsbrief

Via de website van Stella Fietsen B.V. kunt u zich, tegelijkertijd met het aanvragen van een brochure en/of een proefrit, aanmelden voor de nieuwsbrief. Wij verwerken daarvoor uw naam en uw e-mailadres.

Keuzehulp (bij de selectie van voor u geschikte fietsen)

Om u behulpzaam te zijn bij het selecteren van een voor u geschikt model fiets, kunt u op de website gebruik maken van de keuzehulp. Als u ervoor kiest de uitkomst van de keuzehulp te laten mailen aan uw mailadres, verwerken wij uw mailadres en uw geslacht. 

Verkoop

Wanneer u besluit een fiets en/of accessoires te kopen bij Stella Fietsen B.V. dan verwerken wij in ons systeem uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. De gegevens worden verwerkt ten behoeve van de levering van uw fiets en/of accessoires, het opstellen van de factuur, maar ook ten behoeve van de garantie en de service en het onderhoud van uw fiets en/of accessoires. Als u bij de koop ervoor kiest uw fiets te verzekeren, dan verstrekken wij voornoemde persoonsgegevens evenals uw geboortedatum en IBAN nummer aan de verzekeringsmaatschappij. Deze twee laatste gegevens worden direct na het doorgeven aan de verzekeringsmaatschappij door Stella Fietsen B.V. verwijderd.

Financiële administratie

Stella Fietsen B.V. is wettelijk verplicht om wanneer zij u een factuur stuurt deze factuur te bewaren. Datzelfde geldt voor de verkoopovereenkomst. Ten behoeve van het opstellen van de verkoopovereenkomst en de factuur worden uw naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer verwerkt.

Klachtbehandeling

Wanneer u een klacht heeft, kunt u op onze website het klachtenformulier invullen. Om met u in contact te treden over de klacht en uw klacht te kunnen behandelen verwerken wij uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Een klacht kan ook telefonisch, via Social Media en/of via WhatsApp doorgegeven worden. In dat geval verwerken wij ook voornoemde gegevens.

Contact

Wanneer u wilt dat Stella Fietsen B.V. contact met u opneemt, kunt u op onze website het contactformulier invullen. Door het invullen van dat formulier verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres en uw telefoonnummer. U kunt eveneens telefonisch, via Social Media en/of via WhatsApp contact opnemen. In dat geval verwerken wij ook voornoemde gegevens.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij Stella Fietsen B.V. op een vacature of wanneer u een open sollicitatie stuurt, verwerken wij in het kader van de sollicitatieprocedure uw naam, uw adresgegevens, uw telefoonnummer en uw e-mailadres. Mocht u zelf in uw c.v. nog nadere persoonsgegevens vermelden, dan worden deze eveneens verwerkt.

Veiligheid en bewaking door middel van camerabeelden

In en om de bedrijfspanden van Stella Fietsen B.V. wordt gebruik gemaakt van camerabewaking ten behoeve van de veiligheid en bewaking van personen en goederen. Het kan voorkomen dat u voorkomt op deze beelden en dat om die reden dus de camerabeelden als persoonsgegevens worden verwerkt.

Rechtsgronden voor verwerking

Stella Fietsen B.V. verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van tussen u en haar gesloten overeenkomst(en), ten behoeve van een wettelijke verplichting, in het kader van de behartiging van gerechtvaardigde belangen en/of op grond van door u gegeven toestemming of wettelijke plicht. In het hiernavolgende overzicht kunt u zien welke rechtsgrond welk doeleinde voor de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigt.

Doeleinde Rechtsgrond
Aanvraag Brochure Behartiging gerechtvaardigde belangen (marketing)
Nieuwsbrief Toestemming
Aanvraag Proefrit Behartiging gerechtvaardigde belangen (marketing)
Aanvraag Persoonlijke Afspraak Behartiging gerechtvaardigde belangen (marketing)
Keuzehulp Behartiging gerechtvaardigde belangen (marketing)
Verkoop Uitvoering overeenkomst
Financiële administratie Wettelijke plicht
Klachtformulier Uitvoering overeenkomst / toestemming
Contactformulier Toestemming
Sollicitaties Toestemming
Camerabeelden Behartiging gerechtvaardigde belangen (veiligheid)

Bewaartermijnen

Stella Fietsen B.V. hanteert de volgende bewaartermijnen:

Aanvraag brochure 30 dagen na het laatste contact
Nieuwsbrief tot afmelding
Aanvraag proefrit 30 dagen na proefrit, danwel 3 maanden na aanvraag
Aanvraag persoonlijke afspraak 30 dagen na afspraak, danwel 3 maanden na aanvraag
Keuzehulp 30 dagen na het invullen
Verkoop 5 jaar na laatste klantcontact
Financiële administratie 7 jaar
Klachtformulier 30 dagen, danwel na afhandeling klacht
Contactformulier 30 dagen, danwel na afhandeling
Sollicitatiebrieven en cv’s

4 weken nadat de procedure is beëindigd, tenzij sollicitant wordt aangenomen

Camerabeelden

4 weken nadat de opnamen zijn gemaakt, danwel na afhandeling van een incident

Persoonsgegevens delen met derden

Stella Fietsen B.V. verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor haar eigen doeleinden. Zij maakt bij de verwerking wel gebruik van derden (verwerkers) die op basis van hun taak eveneens te maken hebben met uw persoonsgegevens. Dat zijn:

Zendesk Chat

Stella Fietsen B.V. maakt gebruik van Zendesk Chat, zodat klanten direct contact op kunnen nemen via de website. Als u besluit een chat te starten worden de volgende persoonsgegevens gevraagd, die met Zendesk worden gedeeld : naam, e-mail, telefoonnummer. Daarnaast wordt het IP-adres opgeslagen. Deze informatie wordt door Zendesk Chat niet met derde partijen gedeeld.

Google Analytics

Stella Fietsen B.V. maakt gebruik van Google Analytics. Met Google Analytics meten wij het website bezoek en hoe onze website gebruikt wordt. In de basis wordt Google Analytics volledig geanonimiseerd, worden gegevens niet met Google gedeeld en worden Google Analytics cookies niet gebruikt voor andere Google diensten. Mocht je op onze website voor optimale cookies kiezen worden gegevens als IP-adres, browser, schermresolutie verwerkt. Ook kunnen wij met optimale cookies zogenoemde remarketinglijsten maken. Als u onze website bezocht heeft, kunnen wij u hiermee nogmaals benaderen met een persoonlijke marketingboodschap. Bekijk hier het privacy statement.

Google Adwords

Stella Fietsen B.V. kan binnen Google Adwords uw e-mailadres uploaden voor marketingdoeleinden. Google Adwords kan op basis hiervan zogenaamde “Similar Audiences” (gelijke doelgroepen) aanmaken waardoor Stella Fietsen B.V. relevanter kan adverteren. Google Adwords deelt uw e-mailadres niet met derden. Bekijk hier het privacy statement.

Microsoft Bing

Stella Fietsen B.V. kan binnen Microsoft Bing uw e-mailadres uploaden voor marketingdoeleinden. Microsoft Bing kan op basis hiervan zogenaamde “Similar Audiences” (gelijke doelgroepen) aanmaken waardoor Stella Fietsen B.V. relevanter kan adverteren. Microsoft Bing deelt uw e-mailadres niet met derden. Bekijk hier het privacy statement.

Datatrics

Met Datatrics kan Stella Fietsen B.V. uw online ervaring personaliseren. Door middel van gedrag op de website, het invullen van een formulier of het aanvragen van een brochure kan Datatrics een klantprofiel opstellen, welke profiel Stella Fietsen B.V. gebruikt om de website op bepaalde punten te personaliseren, zodat u de juiste marketingboodschap, op het juiste moment krijgt. Persoonsgegevens die met Datatrics worden gedeeld zijn: naam, woonplaats, land, e-mailadres en telefoonnummer. Deze informatie wordt door Datatrics niet met derde partijen gedeeld. Ook worden segmenten, aankoopfase en customer journey gedeeld met de Facebook, Adwords en DoubleClick pixel. Bekijk hier het privacy statement. Ook kunt u via deze link gegevens opvragen en/of verwijderen bij Datatrics: Welke gegevens heeft Datatrics van mij?

Facebook

Stella Fietsen B.V. kan binnen Facebook uw e-mailadres uploaden voor marketingdoeleinden. Facebook kan op basis hiervan zogenaamde “Similar Audiences” (gelijke doelgroepen) aanmaken waardoor Stella Fietsen B.V. relevanter kan adverteren. Na het matchen van e-mailadressen worden deze e-mailadressen verwijderd van de Facebookservers. Bekijk hier de privacy statement.

Bureau Strak

Bureau Strak is strategisch marketingpartner van Stella Fietsen B.V. Om deze reden hebben zij inzicht in de volgende persoonsgegevens: naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Deze informatie wordt door Bureau Strak niet met derde partijen gedeeld.

Webstores

Webstores is strategisch en technisch (marketing)partner van Stella Fietsen B.V. Om deze reden hebben zij inzicht in de volgende persoonsgegevens: naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Deze informatie wordt door Webstores niet met derde partijen gedeeld.

Overige derde partijen

Naast de derde partijen die hierboven omschreven zijn, maken wij ook gebruik van de volgende tools die geen persoonsgegevens delen. Deze derde partijen verwerken geen persoonsgegevens of verwerken deze gegevens geanonimiseerd. Het gaat hierbij om Adroll, Criteo, DoubleClick Bid Manager, VWO (Visual Website Optimizer), Google Analytics, Google Tag Manager en Hotjar.

Beveiliging

Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die u ons toevertrouwd en nemen passende, technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens.

De website en systemen van Stella Fietsen B.V. voldoen aan hoge kwaliteitsnormen. De website van Stella Fietsen B.V. voldoet aan hoge kwaliteitsnormen. De website draait op een webhosting die ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd is. Dit certificaat is uitgegeven voor het voldoen aan de normering voor internationale informatiebeveiliging. Daar bovenop is ook een Web Application Firewall geïmplementeerd als extra beveiliging laag. Alle verstuurde gegevens tussen gebruiker en webserver worden via een veilige SSL verbinding verstuurd.

Het CRM en ERP systeem zijn GDPR compliant. Dit betekent dat de systemen aan de hoogste kwaliteits- en veiligheidsnormen voldoen en worden continu geüpdatet. Alle systemen zijn beschermd door een high-end firewall, als extra beveiliging laag.

Inzage, correctie en recht van verzet

Als uw gegevens bij Stella Fietsen B.V. bekend zijn, heeft u, na schriftelijk verzoek, de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door Stella Fietsen B.V. verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen. Ook kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen en kunt u de eventuele toestemming die u voor verwerking van uw persoonsgegevens gegeven heeft intrekken. Wanneer u niet benaderd wilt worden met informatie over onze producten en diensten kunt u dat uiteraard ook aan ons laten weten. Uw verzoeken zullen wij zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na ontvangst behandelen.

U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan onze functionaris gegevensbescherming:

Stella Fietsen B.V.
t.a.v. R. van Dorp
Oosteinderweg 90
8072 PD  NUNSPEET

Of mailen naar: bedrijfsbureau@stellafietsen.nl

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en u komt met ons niet tot een oplossing, dan heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uw klacht kunt u versturen naar:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ  DEN HAAG 

Aanpassingen privacy statement

Aangezien uw privacy bij Stella Fietsen B.V. van groot belang is en de regelgeving continu in ontwikkeling is, behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen uiteraard ook op deze website worden gepubliceerd.

Mei 2018